اسناد از حیث کیفیت تنظیم و تشریفات لازم برای صدور آن، به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می شوند. با توجه به ماده 1287 قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر اساس مقررات قانونی تنظیم می گردد، سند رسمی نامیده می شود، مانند سند ازدواج و سند مالکیت.

در مقابل، هر سندی که خارج از شرایط بیان شده در ماده فوق تنظیم شده باشد، سند عادی محسوی می گردد، نظیر مبایع نامه های عادی تنظیمی در دفاتر املاک، قولنامه های خرید خودرو.

تفاوت سند رسمی با سند دفترچه ای عادی
اسناد رسمی از حیث آثار با سند عادی تفاوت دارند که از جمله آن لازم الاجراء بودن سند رسمی است. مع الوصف، به تصریح برخی قوانین، بعضی از انواع اسناد عادی دارای اثر سند رسمی می باشند. مانند چک که یک سند عادی است ولی به موجب ماده 2 قانون صدور چک مصوب 16 تیرماه 1355 مجلس شورای اسلامی با آخرین اصلاحات و الحاقات بعدى در حکم سند رسمی محسوب و دارای قدرت اجرایی آن است. به همین دلیل است که دارنده آن می تواند تحت شرایط معین جهت وصول وجه آن از طریق دوایر اجرای ادارات ثبت اسناد و املاک مربوطه اقدام نماید.

با توجه به مواد 46 ، 47 و 48 قانون ثبت اسناد و املاک کشور مصوب 26 اسفند 1310 (کمیسیون قوانین عدلیه) با اصلاحات و الحاقات بعدى، ثبت برخی معاملات نظیر کلیه عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکى که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد، اجباری است.

در پی اجباری شدن ثبت معاملات مزبور، برای معامله این موال سند دفترچه ای که به سند منگوله دار نیز معروف است صادر می شد که مندرجات آن دست نویس است. این سند در قدیم از اعتبار زیادی برخوردار بود ولی بعدها به جهت پیشرفت تکنیک های مورد استفاده مجرمین و وقوع جرائمی مانند جعل، اعتبار گذشته خود را از دست داده و چند سالی است که سند تک برگی در حال جایگزینی کامل آن است.

سند تک برگی کاداستی چیست؟
با الکترونیکی شدن اسناد و راه اندازی سامانه ثبت، سند تک برگی کاداستی ظهور کرد که با توجه به لحاظ برخی موارد امنیتی در آن، وقوع جعل نسبت به این نوع اسناد به حداقل رسیده است.

با توجه اعلان عمومی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مبنی بر این که مالکین سندهای دفترچه ای با مراجعه به ادارات ثبت اسناد و املاک محل نسبت به تعویض آن با سند تک برگی اقدام نمایند؛ ظرف سال های آتی این اسناد جای سند دفترچه ای را به طورکامل خواهند گرفت.

بدین منظور بی مناسب نیست تا در پست حاضر وب سایت وکیل مرادی پیرامون ویژگی های هر یک از دو سند فوق که در بردارنده تفاوت آن ها با یکدیگر نیز است، مواردی را بیان نماییم.

ویژگی های سند مالکیت رسمی دفترچه ای و سند مالکیت تک برگی
مشخصات سند دفترچه ای
1- مندرجات این اسناد توسط یکی از متصدیات مربوطه در ثبت با خودنویس مشکی نوشته می شد.

2- به جهت دستنویس بودن سند منقوله دار، بعضاً شاهد ناخوانایی در برخی از اسناد می باشیم.

3- این سند به جهت امکان خدشه در آن، به سهولت مورد جعل قرار می گیرد. پرونده های متعدد در مراجع قضایی وجود دارد که نشان می دهد تا چه میزان جعل این اسناد و استفاده از آن ها صورت گرفت.

در برخی از پرونده ها این جرائم به صورت باندی و با معاونت یا مباشرت و یا مشارکت معدودی از سردفتران اسناد رسمی نیز واقع شده است.

4- فاقد آدرس ملک، کد پستی آن و مشخصات کامل مالک است.

ویژگی های سند تک برگی
1- سند از طریق سیستم تنظیم و تمامی مندرجات آن تایپ می شود که به این جهت دیگر مشکل ناخوانایی قبل در آن مشاهده نمی شود.

2- دارای شماره سریالی است که در سمت راست بالایی روی سند است.

3- دارای شماره دفتر الکترونیکی است که کمی پایین تر از شماره سریال سند قرار دارد.

4- دارای نقشه موقعیت که در سمت راست پایینی سند و نقشه طول و ابعاد ملک که در سمت چپ پایینی سند قرار دارد، است. (نقشه UTM یا نقشه ای که طول و عرض جغرافیایی در آن قید می شود.)

5- شناسنامه ملی جغرافیایی ملک (املاک و مستغلات «جام») در سمت راست سند و پایین تر از نقشه موقعیت قرار دارد.

این شناسه یکتا است که مختص ملک ثبت شده در آن بوده که این امر سبب می شود تا از صدور سند معارض مالکیت جلوگیری شود.

6- دارای رمزینه (بارکد) است که در ذیل روی سند در سمت چپ پایینی آن واقع است که با استفاده از همین کد رمز است که اگر سندی جعل شود، مشخصات صاحب سند مالکیت اعلام می شود.

7- دارای مشخصات ملک، آدرس و کد پستی آن است که در قسمت بالایی روی سند نوشته می شود.

8- دارای مشخصات کامل مالک است.

9- دارای هولوگرام قوه قضاییه مخصوص واحد ثبتی مربوطه (آرم و متن سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در آن) بوده که همراه با مهر و امضاء رئیس واحد ثبتی محل یا متصدیان مربوطه در ظهر سند قرار دارد.

10- وجود قسمت ویژه «محدودیت های نقل و انتقالات» در ظهر سند که اگر محدودیت هایی نسبت به ملک از جمله بازداشت و رهن اعمال شود، در همین بخش درج می شود.

11- اگر سند قبل از تسیلم به مالک ملک یا بعد از آن باطل شود، مهر باطل شد روی آن زده و پانچ [دو سوراخ در وسط] می شود.

این امر سبب می شود تا سند از درجه اعتبار ساقط شود، در نتیجه اگر شخصی بخواهد مهر فوق را پاک کرده و از آن سوءاستفاده کند، پانچ فوق مانع این عمل می شود