گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟
هنگامی که خریدار و فروشنده مشغول تنظیم و یا نوشتن قولنامه (مبایعه نامه یا قرارداد خرید و فروش ملک) خانه و آپارتمان هستند، معمولا در یکی از بندهای قولنامه، مکان و زمانی را برای حضور طرفین در دفترخانه اسناد رسمی جهت انتقال رسمی خانه یا آپارتمان مورد معامله، پیش بینی می کنند. در قولنامه های عادی و پرینتی که دارای کد رهگیری هستند معمولا در ماده 4 آن به موضوع تعهد خریدار و فروشنده مبنی بر حضور در دفترخانه تعیین شده در این ماده اشاره می شود. یعنی شماره دفترخانه و نشانی آن درج می شود.
فرقی نمی کند که قولنامه تنظیمی دستی باشد و یا پرینتی و دارای کد رهگیری از سامانه ثبت معاملات املاک کشور، در هر دو حالت خریدار و فروشنده باید در زمان تعیین شده در قولنامه در دفترخانه اسناد رسمی مقرر در آن حاضر شده و نسبت به تصفیه حساب نهایی از جهت پرداخت الباقی ثمن معامله و انتقال سند رسمی ملک و تسلیم بنچاق ملک به خریدار اقدام شود.
هنگامی که خریدار یا فروشنده در موعد تعیین شده در قولنامه در محل دفترخانه اسناد رسمی جهت نقل و انتقال سند و پرداخت الباقی وجه یا ثمن معامله حاضر نشود، در این حالت سردفتر اسناد رسمی به درخواست شخص حاضر (خریدار یا فروشنده) برگه ای تحت عنوان گواهی عدم حضور صادر می کند که در آن ضمن اشاره به مشخصات طرفین و زمان تعیین شده برای تنظیم سند، گواهی می کند که مثلا خریدار در زمان تعیین شده در محل دفترخانه حضور یافته و الباقی وجه معامله را نیز به صورت نقد یا در قالب یک فقره چک بانکی یا تضمین شده به روئیت سردفتر رساند ولی تا پایان ساعت اداری فروشنده حاضر نشد و این گواهی حسب مفاد قولنامه فی ما بین و به درخواست خریدار صادر گردید.

حتما بخوانید : آشنایی با ماهیت حقوقی و کیفری چک

عبارتی که معمولا در ماده 4 قولنامه یا قراردادهای پرینتی یا دارای کد رهگیری نوشته می شود به این شرح می باشد که شما می توانید از این متن در قراردادها و قولنامه های خود در زمان خرید و فروش خانه و آپارتمان یا هر نوع زمین و ملکی که دارای سند رسمی است استفاده کنید. املاکی که فاقد سند رسمی هستند چون انتقال آنها به صورت رسمی امکان پذیر نیست لذا نوشتن چنین شرطی در متن قولنامه فایده حقوقی خاصی ندارد مگر در برخی موارد که به صورت وکالتی اقدام به فروش ملک می شود شاید برای تنظیم وکالتنامه محضری و رسمی بتوان از این متن استفاده کرد:

” ماده 4- شرایط مربوط به تنظیم سند
4-1- طرفین متعهد شدند در تاریخ………./……./………. در دفترخانه اسناد رسمی شماره ………. واقع در شهر……….. و یا دفترخانه ای که بانک پیشنهاد می نماید، ضمن انجام کلیه تعهدات و شرایط مندرج در این قرارداد (قولنامه) نسبت به تنظیم سند رسمی مورد معامله به نام خریدار اقدام نمایند.”

حتما بخوانید : اموال منقول و غیر منقول چیست و چه آثار حقوقی دارند

چنانچه خریدار و یا فروشنده هر نوع ملکی اعم از خانه، آپارتمان، زمین یا مستغلاتی هستید، تحت هیچ شرایطی جاهای خالی یا نقطه چین در ماده چهار مبایعه نامه یا قولنامه را خالی رها نکنید و یا به وعده و وعید طرف مقابل یا متصدی و مشاور املاک یا بنگاهی که در آن مترصد انجام معامله هستید دل نبندید. برای مثال دیده می شود که برخی از مدیران قراردادهای آژانس های مسکن می گویند نیازی به نوشتن شماره دفترخانه نیست هر دفترخانه ای که خودتان توافق کردید می توانید آنجا بروید و سند رسمی انتقال ملک را در آن دفترخانه تنظیم کنید! یا می شنویم که می گویند، فعلا ذیل قولنامه را امضاء و اثر انگشت بزنید بعداً زمان و محل دفترخانه را که با هم توافق کردید در این قسمت درج می کنیم و بسیاری از حرف های جورواجور که همگی نشان از کاسه ای زیر نیم کاسه بودن واقعیت و اصل موضوع دارد که نباید سرتان کلاه برود. چون در بسیاری از ذعاوی و پرونده های حقوقی موکلینم با انواع و اقسام این موارد مواجه هستم که نه تنها نفعی ندارد بلکه همه مشکلات و زیان ها و خسارات وارده به آن ها به واسطه عدم تکمیل همیت قسمت ناشی شده است. بنابراین وقتی با چنین موقعیتی مواجه شدید بدانید و گوش به زنگ باشید که اختمالا یک مشکل یا چالش حقوقی و قانونی برای تنظیم سند رسمی ملک وجود دارد. مثلا ممکن است فروشنده مالک رسمی سند نباشد و خودش ملک را قبلا از شخص دیگری خریده و با آن شخص مشکل حقوقی یا مالی دارد یا شاید حق فروش تا زمان تصفیه دیون خویش نداشته و مالک اصلی چه بسا بخواهد قولنامه شما را باطل کند.
در برخی موارد نیز احتمال دارد ملک در گرو یا وثیقه بانک باشد یا قبلا به شخص دیگری فروخته شده و طرفین علیه یکدیگر در دادگاه و محاکم حقوقی و کیفری اقامه دعوا نموده اند و اکنون شما در حال خرید مال غیر هستید و به همین علت فروشنده چون نمیداند تکلیف سند چه موقعی روشن می شود به همین خاطر نمی خواهد موعدی برای انتقال سند و احتمالا خسارتی در قرارداد ذکر شود.

حتما بخوانید :  فروش مال غیر ، اشتباهات کوچک و خسارات بزرگ

بنابراین در ماده مربوط به تنظیم سند رسمی انتقال ملک سه چیز باید به روشنی و وضوح مشخص شود تا در زمان صدور گواهی عدم حضور با اشکالات قانونی مواجه نشوید. این سه مورد عبارتند از اینکه:
– درج تاریخ انتقال سند رسمی ملک اعم از روز، ماه و سال
– درج صحیح شماره دفترخانه اسناد رسمی که می خواهید سند رسمی ملک در آنجا تنظیم بشود.
– درج شهر یا محل وقوع دفترخانه مانند دفترخانه شماره 123456 تهران.

نکته مهم در تعیین دفترخانه این است که نباید به دو یا تعداد بیشتری از دفترخانه ها اشاره بکنید و الا هیچکدام از این دفاتر اسناد رسمی مبادرت به صدور گواهی عدم حضور نخواهند کرد مثلا دفترخانه شماره 123456 یا 6789 که به دو دفترخانه اشاره شده است که نشان از بی اطلاعی نویسنده یا تنظیم کننده قولنامه یا مبایعه نامه است.
حتی نوشتن سال و ماه کافی نیست بلکه باید روز دقیق آن نیز برای انتقال رسمی سند ملک قید شود. اما ضرورتی به تعیین ساعت دقیق انتقال سند نیست چون طبق رویه دفاتر و محاضر رسمی باید شخص حاضر تا پایان ساعت اداری نتظر اشد چرا که ممکن است در آخرین لحظه شخص غایب از راه برسد.

حتما بخوانید : شیوه تنظیم سند ملکی که در رهن بانک است

منظور از گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟
برای صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه ضرورتی به عدم حضور فیزیکی نیست. یعنی حتی اگر طرفین قولنامه یا یکی از آن ها در محل دفترخانه حضور فیزیکی داشته باشد اما الباقی ثمن معامله یا اسناد و بنچاق ملک را آماده یا ارائه نکند، همین شرایط خودش به منزله عدم حضور است و به همین دلیل، توصیه می کنیم که در خصوص چگونگی حضور طرفین قولنامه یا قرارداد پیش بینی های لازم و قانونی را انجام بدهید تا در زمان بروز چنین وضعیتی تکلیف دفترخانه و طرفین برای صدور یا عدم صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه حضور مشخص باشد و جایی برای اعتراض باقی نماند. به همین منظور در اکثر قراردادهای پرینتی یا دارای کد رهگیری عبارت ذیل در قالب یک بند ذیل ماده چهار قرارداد ذکر می شود:

” عدم ارائه مستندات و مدارک لازم جهت تنظیم سند از طرف فروشنده و عدم پرداخت ثمن توسط خریدار در حکم عدم حضور است و سردفتر در موارد مذکور مجاز به صدور گواهی عدم حضور می باشد.”

نکته مهم دیگری که خریداران خانه و آپاترمان لازم است به آن توجه کنند این است که در موعد مقرر برای انتقال سند رسمی ملک باید از وجه نقد یا چک تضمین شده یا چک بانکی برای پرداخت الباقی ثمن معامله استفاده کنید. بنابرای ارائه چک شخصی بابت الباقی ثمن معامله پذیرفته نیست و سردفتر به درخواست فروشنده مباردت به صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه می نماید. پس باید چند روز قبل نسبت به آماده کردن الباقی ثمن یا وجه معامله به صورت نقد یا در قالب چک تضمین شده یا بانکی اقدام کنید.

حتما بخوانید : آشنایی با ماهیت حقوقی و کیفری چک

همچنین فروشندگان نیز باید بدانند که حضور فیزیکی بدون آماده کردن شرایط انتقال سند رسمی ملک به نامه خریدار موجب صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه به درخواست خریدار خواهد شد. برای مثال اگر ملک در رهن بانک باشد یا در بازداشت باشد و در قولنامه متعهد به فک رهن یا رفع بازداشت شده اید باید قبل از مود سند نسبت به رفع موانع قانونی برای انتقال سند ملک اقدامات لازم را انجام بدهید و الا باید از عهده خسارتا قراردادی یا روزانه مندرج در قولنامه برآیید که ممکن است خسارت سنگینی را متوجه فروشنده بی احتیاط نماید.

مبنا و چگونگی صدور گواهی گواهی عدم حضور در دفترخانه
در چند سال اخیر با الکترونیکی شدن اقدامات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی، امروزه شاهد آن هستیم که گواهی عدم حضور نیز بر اساس یک تیپ و متن واحدی که در سامانه اینترنتی سازمان ثبت تعریف شده است صادر می شود. اما قانوناً متن و نوشته رسمی برای صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه در هیچ یک از قوانین جاری و موضوعه ایران اعم از قانون ثبت یا قانون مدنی دیده نمی شود.

حتی صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه به صورت پرینتی از سوی دفاتر اسناد رسمی فاقد الزام قانونی است. اخیراً که برای تنظیم سند یک ملکی که خریداری نمودم به محل دفترخانه رفتم و چون فروشنده حاضر نشده بود از سردفتر تقاضای صدور گواهی عدم حضور نمودم که سردفتر اظهار نمودند برق قطع است و امکان صدور گواهی عدم حضور به صورت سیستمی و پرینتی وجود ندارد که به ناگزیر به صورت دستی مبادرت به تنظیم آن نمودند که البته خوشبختانه فروشنده با یک ماه تاخیر مبادرت به انتقال سند رسمی ملک نمود.

حتما بخوانید : هنگام تعیین دفترخانه محل تنظیم سند ملک چه خط قرمزهایی وجود دارد؟

شیوه صحیح تنظیم متن گواهی عدم حضور چیست؟
از آنجایی که علت صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه استفاد از یک سری مزایای قانونی وقراردادی می باشد لذا لازم است که هنگام تنظیم متن این گواهی به چند نکته توجه شود تا در زمان طرح دعوا در دادگاه با ایرادات قانونی از سوی قاضی دادگاه یا وکیل طرف مقابل مواجه نشوید.
در متن گواهی عدم حضور حتما باید موارد ذیل درج شود و الا اعتبار آن خدشه دار می شود:
– درج تاریخ حضور خریدار یا فروشنده قولنامه
– درج شماره و تاریخ قولنامه
– شماره و مشخصات دفترخانه
– درج چگونگی ارائه الباقی ثمن معامله مثلا به صورت نقد یا چک که در مورد اخیر باید ضمن اخذ کپی از چک باید مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور درج شود
اگر به مشخصات چک در متن گواهی عدم حضور اشاره نشود یا یک نسخه کپی از آن تهیه نشود بعدها که بخواهید از مزایای این گواهی استفاده کنید با ایراد قانونی مواجه خواهید شد.

حتما بخوانید : تفاوت قولنامه با مبایعه نامه

نمونه متن گواهی عدم حضور در دفترخانه
نظر به اینکه با توجه به مدارک ابرازی از طرف ….. مقرر بوده است که سند …. حاکی از (انتقال قطعی اجاره، صلح) ملک پلاک …. واقع در …. با شرایط مذکور در آن مدارک در تاریخ …. در این دفترخانه به ثبت برسد از آنجا که سند مذکور به علت …. (علت باید به صورت کامل نوشته شود) تا آخر وقت اداری روز …. ثبت نشده است. به تقاضا آقای/ خانم …. و بر اساس دستور شماره … این گواهی از طرف اینجناب …… سردفتر / کفیل دفتر تنظیم و به نام برده تسلیم گردید.

آیا امکان تغییر تاریخ تنظیم سند رسمی ملک یا آپارتمان وجود دارد؟
گاهی اوقات خریدار و فروشنده با توافق یکدیگر زمان حضور در دفترخانه را جهت انتقال سند رسمی ملک تغییر می دهند. علت تغییر هر چه باشد بستگی به توافق طرفین دارد و نیازی به درج علت تغییر تاریخ تنظیم سند نمی باشد. آنچه مهم می باشد این است که حتماً باید تاریخ جدید حضور طرفین در دفترخانه به صورت کتبی صورتجلسه شده و به امضاء و اثر انگشت طرفین یا وکیل یا نماینده قانونی آن ها برسد.

اگر خرید و فروش خانه و آپارتمان را از طریق مبایعه نامه و قولنامه های دست نویس انجام دادید برای تغییر تاریخ و حتی دفترخانه می توانید از پشت آنها برای اصلاح و تنظیم صورتجلسه استفاده کنید. اما چنانچه معامله را در دفاتر مشاورین رسمی عضو اتحادیه های املاک سراسر کشور انجام دادید برای اصلاح و یا تغییر تاریخ یا مشخصات دفترخانه باید به همان بنگاه یا دفتر املاک مراجعه کنید تا نسبت به تنظیم و صدور متمم نامه از طریق سامانه ثبت معاملات کشور اقدام نماید. متمم نیز باید به امضاء و اثر انگشت خریدار و فروشنده یا وکلای آنها و متصدی بنگاه یعنی کسی که جواز و پروانه کسب به نام اوست برسد.

حتما بخوانید : الزام به تنظیم سند رسمی ملک و 3 نکته طلایی آن

اهمیت صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه چیست؟
فلسفه صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه این است که هر یک از خریدار و یا فروشنده ملک که در موعد مقرر در دفترخانه حاضر شده و موفق به دریافت این گواهی از دفترخانه شده است بتواند از طریق مراجعه به محاکم و دادگاه های حقوقی و طرح دعوا علیه طرف دیگر معامله وی را الزام به حضور در دفترخانه و انجام تعهدات قانونی و پرداخت وجه التزام قراردادی نماید. معمولا در قراردادهای پرینتی و برخی قولنامه ها شرط می شود که در صورت عدم حضور هریک از خریدار یا فروشنده پس از صدور گواهی عدم حضور در دفترخانه طرف دیگر باید روزانه مبلغی را بع عنوان خسارت به طرف دیگر بپردازد. وجه التزام قراردادی یک سوپاپ اطمینان و یک اهرم مالی برای فشار آوردن به طرف مقابل است تا هر چه سریع تر نسبت به انجام تعهدتش در برابر طرف دیگر اقدام کند و الا باید از عهده تمام خسارات روزانه یا مبلغ ثابتی که در قرارداد و یا قولنامه نوشته شده است تا زمان تنظیم سند یا پرداخت الباقی ثمن معامله برآید.
اگر در مبایعه نامه یا قولنامه مبلغی به عنوان خسارت یا وجه التزام پیش بینی نشده باشد یا مبلغ بسیار ناچیزی مقرر شده باشد در این صورت دریافت گواهی عدم حضور تاثیری در اجبار طرف مقابل به انجام تعهد ندارد. مگر اینکه شرط شده باشد در صورت صدور گواهی عدم حضور اختیار فسخ قرارداد یا قولنامه و اخذ مبلغی به عنوان خسارت به نفع کسی که در دفترخانه حاضر شده و گواهی عدم حضور را دریافت کرده پیش بینی شود.

نمونه متن برای ضمانت اجرای صدور گواهی عدم حضور
” در صورت عدم اجرای هر یک از تعهدات فروشنده که در این قرارداد مقرر شده است وی مکلف است به ازای هر روز تاخیر مبلغ ……… ریال به عنوان خسارت تاخیر اجرای تعهد در وجه طرف مقابل پرداخت نماید و در صورتی که ممتنع از انجام تعهدات مندرج در این قرارداد خریدار باشد وی مکلف است به ازای هر روز تاخیر مبلغ …….
ریال به عنوان خسارت تاخیر اجرای تعهد در وجه طرف مقابل پرداخت نماید. خسارت فوق علاوه بر انجام تعهد اصلی بوده و با آن قابل جمع است.”

خریدار و فروشنده خانه یا آپارتمان آزاد هستند تا هر مبلغی را از یک ریال تا هر مبلغ بیشتری را در جاهای خالی بالا به عنوان خسارت بین خود شرط کنند. ضمنا لزومی ندارد میزان خسارت برای هر دو طرف برابر باشد یا گاهی بنا به شرایط خاص فروشنده می تواند مبلغ بیشتری را بابت خسارت قراردادی درخواست کند و بالعکس. اما در اغلب موارد مبلغ خسارت به صورت مساوی و برابر نوشته می شود که باید با میزان و حجم معامله همخوانی داشته باشد نه اینکه برای یک معامله 500 میلیونی روی یک میلیون خسارت تعیین بشود و برای یک معامله 5 میلیاری روزی پنجاه هزار تمان خسارت تعیین شود. برای تعیین میزان خسارت در قراردادها الگوی ثابتی وجود ندارد. اما هر مبلغی که در قولنامه درج و شرط شود دادگاه در زمان طرح دعوا و مطالبه خسارت ناگزیر است طبق ماده 230 قانون مدنی متخلف و کسی را که علیه او گواهی عدم حضور دریافت شده را محکوم و ملزم به پرداخت وجه التزام قراردادی نماید.

حتما بخوانید : اسقاط کافه خیارات قانونی در قراردادهای ملکی چیست؟

طبق ماده 230 قانون مدنی:

” اگر در ضمن معامله شرط شده باشد که در صورت تخلف، متخلف باید مبلغی را به عنوان خسارت تادیه نماید، حاکم (دادگاه) نمی تواند او را به بیشتر یا کمتر از آنچه که ملزم شده است محکوم نماید.”
دلیل حکم مندرج در این ماده اصل آزادی قراردادها و قاعده مندرج در ماده 10 قانون مدنی است که طرفین قرارداد و قولنامه را آزاد گذاشته تا هر شرطی را بین خود مقرر کنند و این شرط تا زمانی که مخالف شرع و قوانین موضوعه نباشد میان آن ها لازم الاتباع است.

در ادامه مقالات وکیل رسمی با موضوع :

زمان و مدارک لازم برای صدور گواهی عدم حضور چیست

زمان و مدارک لازم برای صدور گواهی عدم حضور چیست؟

برای دریافت گواهی عدم حضور فقط می توانید در تاریخ تعیین شده در قولنامه با مبایعه نامه به دفترخانه مقرر در آن مراجعه کنید. حتی یک روز قبل یا بعد از تاریخ موعد محضر منجر به صدور گواهی عدم پرداخت توسط دفترخانه نخواهد شد. گاهی اوقات در جلسات مشاوره حضوری در رابطه با عدم حضور از مراجعین شنیده می شود که مثلا من در تاریخ مندرج در قرارداد در دفترخانه حاضر نشدم اما فردای آن روز یک اظهارنامه برای طرف مقابل ارسال کردم و تاریخ جدیدی را تعیین کردم و در آن تاریخ وی در دفترخانه حاضر نشد و آیا الان می توانم در دادگاه از او شکایت کنم و خسارت دریافت کنم؟

پاسخ این است که علت عدم حضور شما هرچه که باشد تاثیری نداشته و ارسال اطهارنامه باعث تغییر تاریخ محضر نمی شود و بنابرای حقی برای دریافت گواهی عدم حضور برای شما ایجاد نمی کند و هیچ دفترخانه ای هم تکلیفی به صدور گواهی عدم پرداخت بعد از تاریخ مندرج در قرار ندارد. ضمنا در برخی از قراردادهای خرید و فروش ملک تاریخی برای حضور در دفترخانه درج نمی شود که در این موارد نیز امکان تعیین تاریخ محضر با ارسال اظهارنامه وجود ندارد. تنها راه ممکم تنظیم صورتجلسه جداگانه یا در پشت قرارداد با امضا و اثر انگشت طرفین است که تاریخی را برای حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی ملک تعیین نمایند یا تاریخ قبلی را تغییر بدهند. حتی مشاور املاک تنظیم کننده قرارداد نیز صلاحیت تغییر تاریخ دفتراخنه را بدون امضای یک طرف قرارداد ندارد.

اگرچه ارسال اظهارنامه برای تغییر تاریخ حضور در دفترخانه از نظر حقوقی بی تاثیر است اما یک حسن دارد و آن اینکه با ارسال اظهارنامه آمادگی بعدی خود را به طرف مقابل رسما اعلام کرده اید و اگر اقدام مثبتی از سوی وی صورت نگیرد می توانید رد دادگاه اقامه دعوا کنید و بر اساس تاریخ ابلاغ اظهارنامه به طرف مقابل می توانید خسارت قراردادی یا وجه التزام را مطالبه کنید.

پس از اینکه طرفین تاریخ حضور در دفترخانه را رعایت کردند برای زمان حضور خود در محضر باید مدارک و مستندات لازم را فراهم نمایند تا تشریفات مربوط به انتقال رسمی سند ملک از سوی سردفتر انجام شود. فروشنده باید بنچاق و سند دفترچه ای یا سند تک برگ ملک را با خود به دفترخانه بیاورد و در سمت مقابل خریدار است که مکلف است الباقی ثمن معامله را در قالب وجه نقد آماده کند و با خودش به دفترخانه بیاورد.

مهم ترین مدارک لازم برای تنظیم سند و اخذ گواهی عدم پرداخت عبارتند از:

سند تک برگی و ششدانگ ملک یا آپارتمان موضوع قرارداد یا مبایعه نامه
مدارک هویتی شامل کارت ملی و شناسنامه
وکالتنامه یا برگ نمایندگی ( اگر اصیل یا مالک اصلی خارج از ایران هستند یا بنا به دلایلی در موعد محضر امکان حضور ندارند)
قولنامه یا مبایعه نامه عادی یا رسمی یا پرینتی دارای کد رهگیری، که بین خریدار و فروشنده تنظیم و امضاء شده است. (فرقی ندارد که قولنامه را اصیل یا وکیل یا نماینده قانونی او مانند ولی یا قیم امضاء کرده باشد.)
قیم نامه در مواقعی که قیم به جای صغیر و با اجازه اداره سرپرستی معامله می کند.
بنچاق سند و مدارک و اسناد قبلی ملک (مثلا پایان کار،قولنامه های قبلی و غیره)
پایان کار جدید ملک
مفاصا حساب شهرداری
مفاصا حساب دارایی
استعلام بند (ز) مبنی بر عدم بازداشت ملک از اداره ثبت که توسط دفترخانه تنظیم کننده سند انجام خواهد شد.